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經濟部水利署公文管理及檢核作業要點  

 

中華民國91年10月22日經濟部水利署經水秘字第 09108008260 號函修正發布全文 6 點

中華民國93年11月23日經濟部水利署經水秘字第 093080068 90 號函修正

中華民國95年4月27日經濟部水利署經水秘字第 09508002100 號函修正

中華民國105年9月21日經濟部水利署經水秘字第 105080528 80 號函修正全文 7 點

中華民國108年8月13日經濟部水利署經水秘字第 10808052740 號函修正全文 7 點   (原名稱:經濟部水利署公文管制作業考核及獎懲要點)


一、為加強本署暨所屬機關文書作業處理,提升公文辦理績效,
    落實公文檢核機制,特訂定本要點。
二、檢核對象為本署各組室與所屬機關:
(一)本署各組室:每年至少實施二次檢核,採各次成績平均之
      年度綜合成績辦理獎懲,檢核項目如下:
    1、一般公文處理時效情形,是否依文書處理流程規定辦理。
    2、公文展期是否依規定辦理。
    3、管制案件:人民陳情、人民申請、立(監)委、訴願、專
       案(簽准三十日以上辦結案件)等管制案件,是否依處理
       流程及規定期限辦理。
    4、公文稽催情形。
    5、機密公文之處理是否確實依規定辦理。
    6、公文管理電腦化之執行情形。
    7、公文登記統計是否正確,公文性質確實分類,公文改分、
       提陳是否依規定辦理。
    8、辦結案件,存查、發文案件是否一日內完成上傳或銷號存
       檔。
    9、公文品質,依發文登錄繕校錯誤點處理情形。
(二)所屬機關:由本署每年辦理一次檢核作業,受檢核機關數
      以七個為原則,必要時得增減之。檢核項目如下:
    1、建立公文檢核制度情形。
    2、公文收發文處理情形。
    3、文書流程管理執行情形。
    4、公文管理電腦化執行情形。
    5、公文保密處理情形。
    6、公文檔案處理情形。
    7、管制案件處理情形。
三、檢核方式:
(一)檢核以抽查個案、查閱各項書面作業資料及訪談討論方式
      進行:
    1、本署受經濟部檢核,應依「經濟部公文流程管理及檢核作
       業要點」規定辦理,並按經濟部文書作業查證時間,接受
       經濟部檢核小組檢核,受檢時之幕僚作業由秘書室統籌辦
       理。
    2、本署各組室之檢核由主任秘書召集政風室、資訊室、秘書
       室成立小組(以下簡稱檢核小組),依「經濟部水利署公
       文管理作業」檢核評分表(附表1)完成對各組室檢核,
       或由各組室公文稽催管制人員(副組長或核稿正工程司、
       專門委員、視察)會同登記桌人員依該評分表自行檢核二
       次,評分表應呈請組室主管核閱簽章,並送秘書室彙辦方
       式,完成對各組室檢核;必要時,得不定期隨時檢核之。
       檢核作業應於每年十一月前完成。
    3、本署各組室為受檢核單位,按各組室前一年度月平均公文
       處理數,區分二類:
     (1)第一類─年度月平均公文處理數量未滿三百件單位。
     (2)第二類─年度月平均公文處理數量三百件以上單位。
    4、本署對所屬機關之檢核,由本署主任秘書以上人員召集資
       訊室、政風室及秘書室等業務主管及相關人員組成文書作
       業管理檢核小組(以下簡稱檢核小組),每年由檢核小組
       赴各所屬機關依「經濟部水利署所屬機關公文管理作業年
       度檢核評分表」(附表2)辦理檢核作業。
    5、所屬機關內部檢核應比照本署檢核方式,每年度至少二次辦
       理檢核,必要時並得隨時查考之。
(二)本署秘書室(研考)每月抽調本署超過六日之發文辦結公文
      五至十件,並建立完整紀錄追蹤改進。
四、評分及獎懲:
(一)獎懲範圍:
    1、本署:各組室主管(含科長)、承辦人、稽催管制人員及
       其他相關人員。
    2、所屬機關:課室主管、承辦人、稽催管制人員及其他相關
       人員。
(二)成績等級依年度綜合檢核分數分為下列五等:
    1、九十五分以上者為優等。
    2、九十分以上未滿九十五分者為甲等。
    3、八十分以上未滿九十分者為乙等。
    4、七十分以上未滿八十分者為丙等。
    5、未滿七十分者為丁等。
(三)本署之獎懲標準依「經濟部公文流程管理及檢核作業要點」
      之規定辦理:
    1、本署各組室之獎懲標準如下:
     (1)年度檢核綜合成績列為優等者,嘉獎二次。
     (2)年度檢核綜合成績列為甲等者,嘉獎一次。
     (3)年度檢核綜合成績列為丙等者,申誡一次。
     (4)年度檢核綜合成績列為丁等者,申誡二次。
     (5)各項獎懲之員額,以有具體事證之承辦人員及主管為
          主。
     (6)檢核成績列為甲等以上者,如檢核項目中任一檢核內
          容評定為零分者,則不予敘獎。
    2、本署對所屬機關年度檢核結果之獎懲標準比照本署辦理。
五、各單位對相關人員有下列績優事蹟者,得研提獎勵建議名冊
    移送本署秘書室、各所屬機關秘書(研考)管制單位複審後
    ,簽陳機關首長核定辦理獎勵:
(一)公文稽催管制成效優良,查考成績列為優等,未受第四點
      各項獎勵者。
(二)公文數量較多且業務繁重,仍能依限處理或辦理成效良好
      者。
(三)對於本署暨各所屬機關之整體公文管考制度與處理績效,
      具有特殊具體貢獻者。
六、各單位對相關人員有下列不良情事者,得研提懲處建議名冊
    移送本署秘書室、各所屬機關秘書(研考)管制單位複審後
    ,簽陳機關首長核定辦理懲處:
(一)損毀或遺失公文或檔案、無故拒收公文或未經主管核可無
      故「改分」公文或「移文」,致嚴重延誤公文處理時效者。
(二)對逾期待辦未結案件之催查,經管制單位多次稽催,仍不
      予理會者或公文處理三十日以上之案件,經調卷分析查明
      承辦人員確實有無故積壓、延宕處理情事者。
(三)稽催管制人員及登記桌人員未善盡公文稽催管制及公文收
      發登記之責,致該單位公文處理績效不彰者。
七、文書流程管理為各層級人員基本職責,對於積壓公文者,應
    調查原因、分析責任,依下列公文個案懲處標準,簽陳機關
    首長核處:
(一)無正當理由逾限未滿十日者,予以口頭告誡並列入年終考
      績參考。
(二)無正當理由逾限十日以上,未滿三十日者,申誡一次。
(三)無正當理由逾限三十日以上者,申誡二次。
(四)前開懲處個案,經檢討涉責有關人員併依責任情形議處。